5 Eisen aan een mindmap
Probleemdefinitie
Waarom ben ik eigenlijk op zoek naar een ander mindmap programma.
Zoals ik in het eerste artikel schreef ben ik jaren heel tevreden geweest met Freeplane. De ontwikkelaar heeft de afsplitsing van freemind een succes gemaakt. Freeplane kent veel actieve gebruikers en het programma wordt constant ontwikkeld. De mogelijkheden zijn, zeker voor een gratis en open source programma zeer uitgebreid. Op sommige vlakken gaat Freeplane zelfs verder dan de commerciële software en daar ligt gelijk een probleem.
De mogelijkheden van Freeplane zijn vaak ‘proof of concept’ mindmaps en niet verder uitgewerkt. Het grote verschil met commerciële software is dat deze veelal uitgebreid voorzien is van sjablonen en handige mogelijkheden om de productiviteit te verhogen.
Sinds de oprichting van mijn startup Symplicet wordt mijn behoefte om grip te krijgen op diverse informatie steeds groter. Eén van de dingen die ik doe is heel veel informatie met elkaar vergelijken, congruent maken en conclusies trekken. Je kunt dit zien als een soort visuele ‘Big Data’ analyse. Deze informatie kan zich in allerlei vormen uiten en op heel veel plaatsen staan.
Het is heel erg moeilijk om zonder ondersteuning inzicht te krijgen in dit soort complexe informatiestromen.. Onze hersenen kunnen namelijk slechts een beperkt aantal elementen tegelijk onthouden.
Probeer maar eens 10 willekeurige telefoonnummers te onthouden. Dit lukt alleen als je:
- Een naam of gezicht bij het nummer kunt plaatsen.
- Je de relatie met de naam of gezicht kunt benoemen.
Om bijvoorbeeld niet 10 maar 100 of 1000 telefoonnummers te onthouden en verbanden te ontdekken maak ik dus gebruik van mindmaps.
Je voert als het ware informatie aan de al bestaande informatie toe. Omdat niet de informatie zelf betreft noemen we deze extra informatie ‘metadata’. Die metadata gebruik ik om mijn bestaande informatie te ordenen en te filteren.
Doelstellingen
- Dashboard voor informatiemanagement
- Visuele informatie ‘hub’
de belangrijkste doelen en tevens de reden om te kiezen voor nieuwe software zijn het beschikken over een informatie-‘hub’ en -dashboard.
Alle relevante informatie van een project moet ontsloten kunnen worden via de mindmap. Ik heb een hekel aan losse en redundante informatie want redundantie in informatie brengt een groot risico op fouten met zich mee. Het zou dus geweldig zijn als ik dus niet meer in losse documenten te zoeken, maar alle gegevens die ik nodig heb zijn in de mindmap terug te vinden.
Dat kan zijn:
- Webpagina’s
- Documenten/bestanden op een computer of lokaal netwerk
- Documenten in cloudoplossing
- Informatie in andere software als e-mail
- Het zou helemaal mooi zijn als ik hierbij een vorm van versiebeheer kan toepassen.
Dus eigenlijk moet ik de informatie in ‘ruwe’ vorm kunnen bewaren of snel uit verschillende documenten halen om hiermee verder te kunnen.
Ik wil op basis van de informatie een project kunnen plannen en beheersen. Een volledig projectmanagement programma is vaak te ingewikkeld en dan is mijn informatie verspreid. Verder wil ik in staat zijn om snel betekenis uit informatie te halen. Mijn doelen zijn kortom heel complex en omvangrijk.
Om deze doelen meer SMART te maken heb ik een paar eisen of kenmerken opgesteld waar de programma’s aan moeten voldoen. De programma’s op de shortlist worden met elkaar vergeleken op basis van deze eisen.